Spark Archives pour l'archivage physique


Spark Archives Physique, solution d’archivage qui permet de conserver sur la durée les archives papier qu’elles soient stockées en dossier, boîte, palette, …

Spark Archives optimise la gestion logistique de vos archives tout en réduisant les risques de perte d’information

Présentation

Solution web modulaire et paramétrable conçue de manière à respecter les normes et pratiques archivistiques en matière d'archivage des documents papier.

Avec Spark Archives, organisez et maîtrisez le cycle de vie de votre patrimoine informationnel et exploitez vos documents papier dans le respect des normes et pratiques archivistiques.

La gestion des archives ne se limite pas à leur conservation. Elle vise également à mettre en place des pratiques et outils permettant de réduire les risques liés à l’absence ou la mauvaise description des archives, le non respect du tableau de gestion, la mauvaise réception des archives dans les centres physiques,… Car avant tout, l’intérêt d’un système d’archivage est de pouvoir accéder aux archives et les consulter.
 
La gestion des archives nécessite la mise en place d’outils et pratiques afin de réduire les risques liés à la perte d’informations. En ce sens, il est primordial de pouvoir définir de manière précise les différentes typologies d’archives à prendre en compte en s’appuyant sur le tableau de gestion associé. 
 
Le processus de versement des archives s’appuie sur un worflow associé en accord avec les principes archivistiques. Le versement des archives papier est facilité par la mise à disposition d‘un cadre et d’une typologie d’archives adaptés aux besoins de votre organisation.
Cette typologie d’archives correspond au plan de classement et tableau de gestion associé ce qui permet, entre autres, de gérer la durée d’utilité administrative (DUA), la communicabilité et le sort final associé aux archives.
 
Le cycle de validation côté archiviste permet de respecter à la fois les aspects documentaires associés aux archives et aux versements tout en maîtrisant l’ensemble de la chaîne de traitement et les différentes étapes logistiques associées.
 

Workflow de versement des archives :
  • Description par les services versant (propriétaire)
  • Soumission au service d’archives
  • Acceptation/refus par le service d’archives
  • Réception des archives et localisation
  • Clôture des versements et accès en communication
Les archives sont stockées dans différents espaces de stockage sur un ou plusieurs sites gérés soit localement soit de manière centralisée.
En terme logistique, Spark Archives vous aide à optimiser vos règles d’archivage et vous permet de vous mettre en conformité avec les réglementations en vigueur.
 
Spark Archives intègre à la fois la logique métier qui permet aux archivistes de disposer et gérer les différents états des archives tout en simplifiant le processus de versement et de recherche des archives.
 
Spark Archives, pour une gestion adaptée à l'organisation de vos archives papier et numérisées.  
 

Quelques atouts de Spark Archives pour l'archivage physique

  • Solution web accessible par navigateur
  • Description des typologies d’archives
  • Gestion du tableau de gestion
  • Optimisation de la gestion de votre stock
  • Refacturation des prestations d’archivage
  • Statistiques
  • Tracker wifi / non-wifi

 

Spark Archives intègre nativement la logique et l’expertise métier associés à la mise en place du modèle OAIS, tout en étant conforme aux exigences liées aux pratiques en matière de normes de description ISAD(G) et la DTD EAD, et de description des notices d’autorité ISAAR(CPF) et la DTD EAC.
 

Fonctionnalités

Spark Archives, un ensemble de fonctionnalités standards adaptées à vos besoins métiers en matière d’archivage physique.

Respect des processus métiers :

  • Versement manuel, automatique, par import des archives associé à un workflow de validation paramétrable par les archivistes
  • Recherche plein texte sur les métadonnées archivées et recherche avancée sur les différentes typologies d’archives
  • Demandes de communication des archives, mode de restitution (sortie provisoire de dossiers/boîtes, copie de dossier, sortie définitive) en fonction des droits d’accès et du niveau de confidentialité.
  • Réintégration des archives, dossiers, boîtes suite à une demande de communication d’archives; relance des demandeurs
  • Traitement du sort final des archives (éliminations et traitements de fonds) avec possibilité de notamment gérer la DUA, le date de sort final, les supports
  • Transferts des archives papier (document, dossier, boîte) en interne ou vers un autre centre d’archives physique

Administration de l'application :

Le module d'administration comprend notamment les fonctionnalités suivantes :

  • Stockage sur site avec une granularité pouvant aller jusqu’à 6 niveaux (Salle /  Bâtiment / Epi / Travée / Tablette)
  • Gestion de la typologie d'archives et du tableau de gestion associé
  • Gestion des supports et du cycle associé aux différents types de supports
  • Gestion du thesaurus en mode arborescent
  • Gestion des services/utilisateurs  propres à l’organisation en lien avec les droits d’accès par profil

Des modules complémentaires peuvent s’ajouter en fonction du projet d’archivage à mettre en place dans votre organisation ou de l’évolution des besoins propres à votre organisation.

Modules

Spark Archives, une suite modulaire adaptée à vos besoins en terme d’archivage physique

Pour répondre aux demandes de ses clients en matière d’archivage physique, Spark Archives dispose des modules spécifiques suivants :

  • Etiquettes
  • Prétirage
  • Relance des demandeurs
  • Numérisation
  • Tracker Filaire
  • Tracker Wi-fi

Spark Archives dispose également de modules transverses communs à l'archivage physique et électronique :

  • Infocentre
  • Audit trail
  • Moteur d’éditions
  • Multilinguisme
  • Visualisation 2D
  • Widget

De par son expérience en matière d’archivage physique ou électronique, Spark Archives dispose de connecteurs standards :

  • Annuaire : Active Directory, LDAP
  • Interfaces métiers : facturation, SI hospitalier, EAI
  • Intégration d’autres logiciels : SAP, Documentum, Filenet,…

ASP

Le logiciel Spark Archives peut soit être mis en place dans l’infrastructure du client soit être mis à disposition en mode ASP.

Spark Archives installé et hébergé chez le client

L’architecture technique de Spark Archives est une architecture 3-tiers reposant sur les standards du marché :

  • Client léger, navigateur Internet Explorer 6 / Firefox 3 et suivants
  • Serveur d’application J2EE
  • SGBDR Oracle

Les avantages de cette architecture sont :

  • Performance
  • Assurance d'une haute disponibilité
  • Support des montées en charge / Scalability
  • Redondance / Fail Over
  • Modularité & Interopérabilité (S.O.A.)
  • Déploiement aisé
  • Garantie de la traçabilité des opérations
  • Garantie de la pérennité du système d’information

Spark Archives en mode ASP


En mode ASP, Spark Archives propose l'hébergement, l'administration et l'exploitation de vos archives papier et électroniques dans une infrastructure sécurisée et évolutive.

Vos archives physiques sont stockées dans vos locaux ou chez votre prestataire. Vos archives numérisées et électroniques sont stockées sur les serveurs Klee Group.

Spark Archives en ASP vous permet de bénéficier du meilleur de l'informatique sans avoir à en supporter les coûts d'investissement, d'infrastructure et de maintenance.

  • Abonnement complet

Spark Archives est proposé dans le cadre d'un abonnement à un service complet : hébergement, accès sécurisé, assistance et maintenance.

Vous bénéficiez d’une offre clé en main incluant un haut niveau de service et de sécurité garantie contractuellement.

  • Des garanties fortes en terme d’engagement

Spark Archives en ASP bénéficie des infrastructures mises en place par Klee Group. Klee Group propose une offre d’hébergement sur mesure, sachant s’adapter à chaque solution :

  • Haute disponibilité
  • Sécurité physique
  • Sécurité des données
    • Simple
    • Redondante
    • Load balancing
  • Infrastructure Télécom performante
  • Supervision, surveillance, suivi
  • Plan d'Assurance Qualité

Spark Archives en mode ASP, l’assurance de garantir  l’archivage physique et  électronique de tous vos dossiers sans vous soucier de l’infrastructure

Pour en savoir plus, télécharger la plaquette Spark Archives en mode ASP

Spark Archives, un progiciel édité par
Klee Group

Drupal est un logiciel open source créé par Dries Buytaert et placé sous licence GPL.

Information et contribution : www.drupal.org.

Hébergement du site : Klee Group

Ce site Web est produit par Klee Interactive.
Klee Interactive fait partie de Klee Group, société anonyme au capital de 2 091 666,80 euros.
RCS de Nanterre B 339 787 277.

Adresse du siège :
Centre d’affaires La Boursidière
BP159
Le Plessis-Robinson Cedex
FRANCE

Copyright :
Le Code de la propriété intellectuelle et, plus généralement, les traités et accords internationaux comportant des dispositions relatives à la protection des droits d’auteurs, interdisent, quel que soit le procédé utilisé, intégralement ou partiellement, la représentation ou la reproduction de nos pages, pour un usage autre que privé ou la modification sans l’autorisation expresse de l’auteur ou de ses ayants cause.

Confidentialité et respect des données relatives à la vie privée:
Conformément à l’article 34 de la loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978, Klee Group vous rappelle que vous disposez à tout moment d’un droit d’accès de rectification et de suppression des données nominatives vous concernant.