EVOLUTIONS FONCTIONNELLES
L’anonymisation des référentiels Utilisateur et Client :
L’anonymisation des utilisateurs et de la table client s’inscrit dans la même logique que l’anonymisation des dossiers et des documents physiques et/ou électroniques.
On entend par anonymiser le fait de remplacer une valeur existante par des caractères spécifiques comme XXX ou encore de vider complètement la métadonnée en question.
Gestion des référentiels communs et cloisonnés :
Nous entendons par référentiel commun un référentiel qui n’est pas cloisonné. L’ensemble des valeurs est visible par tous les utilisateurs mais ces valeurs sont uniquement administrables par l’administrateur de la solution.
Un référentiel cloisonné est propre à une cloison. L’administrateur local voit et administre uniquement les valeurs créées dans sa cloison.
Une icône de cadenas ouverte ou fermée est présente afin de distinguer les valeurs communes des valeurs cloisonnées.
Si vous souhaitez cloisonner l’application, rien de plus simple, un écran dédié à la création d’une cloison est mis en place.
Tableaux de bord et indicateurs :
Ils permettent de visualiser en un clin d’œil les données disponibles dans l’application à l’utilisateur. Cette visualisation graphique respecte le périmètre d’accès aux archives.
Les indicateurs peuvent être paramétrés fonctionnellement en fonction des besoins propres à chaque profil.
Le paramétrage des indicateurs est disponible sur les objets suivants :
- Dossier
- Document
- Contenant
- Versement
- Demande
- Destruction
- Mouvement
- Restitution
- Emplacement
- Client (personne, patient, dossier d’affaires)
- Cadre de classement
- Utilisateur
Les indicateurs peuvent être regroupés sur des pages dédiés en fonction de vos profils.
Intégration SIEM (gestion des événements de sécurité) :
La sécurité de vos informations est notre priorité. L’application peut désormais se connecter à votre SIEM via le protocole Syslog afin de :
- Centraliser tous les événements de sécurité générés par l’application.
- Normaliser les logs pour un traitement homogène avec vos autres sources.
- Analyser en temps réel l’activité afin de détecter les comportements anormaux.
Grâce à cette intégration, vous bénéficiez d’une vision à 360° sur les événements de sécurité.
Ingest Hybride :
Importer les versements de manière automatisée, en un seul lot, que vos documents soient physiques ou électroniques.
Interfacer les applications métiers, reprendre ses données devient un jeu d’enfant !
Support du thésaurus SKOS :
Pour une organisation des connaissances plus riche et sémantique, nous intégrons le support du thésaurus SKOS (Simple Knowledge Organization System). Ce standard du W3C permet de définir des concepts et leurs relations (hiérarchiques, associatives) pour structurer vos vocabulaires contrôlés et taxonomies. Le SKOS favorise une meilleure interopérabilité et un partage optimisé des connaissances.
Feedback :
Vous souhaitiez nous faire part de vos impressions, de vos problématiques ou encore des évolutions que vous aimeriez voir ?
Il vous suffit de cliquer sur cette icône ; elle est présente dans toutes les pages de l’application.
Au clic sur cette nouvelle icône, vous pourrez soit mesurer votre expérience en indiquant ce qui est positif ou négatif avec bien entendu la raison associée, soit nous faire part de propositions d’améliorations.
Chaque retour est tracé dans l’application dans une nouvelle page de suivi. Ce suivi pourra être exporté automatiquement ou manuellement selon la fréquence paramétrée.
AMELIORATIONS FONCTIONNELLES ET DE SECURITE
Import d’opérations par fichier :
Simplifiez le traitement de masse ! Vous pouvez maintenant importer un fichier (manuel, par SFTP, via API) contenant une liste d’éléments pour créer automatiquement des opérations archivistiques sur les mouvements, les gels, les destructions. Idéal pour traiter les listes issues d’un récolement ou d’un export depuis une autre application métier.
Traçabilité : la raison du changement et la réauthentification pour la mise en conformité GxP :
Afin de renforcer la traçabilité et la gouvernance, les fonctionnalités « Raison du changement » et « Réauthentification » ont été introduites. Pour la raison du changement, si elle est activée, toute modification apportée à un versement, un dossier, un document ou un élément de référentiel nécessitera la saisie obligatoire d’une justification. Pour la réauthentification, si elle est activée, les opérations archivistiques activées sont soumises à réauthentification selon les actions définies. Ces fonctionnalités s’entendent comme une nécessité pour les Laboratoires pharmaceutiques et la mise en conformité GxP.
Gestion des domaines pour des accès dédiés :
Il est désormais possible de configurer des URL d’accès dédiées (domaines) pour des clients différents. Cette fonctionnalité est idéale pour mettre en place des modalités d’authentification distinctes par client, filiale tout en utilisant la même instance de l’application.
Gestion centralisée des mentions légales :
Un nouvel espace vous permet de gérer facilement l’ensemble de vos documents juridiques : Conditions Générales d’Utilisation (CGU), mentions légales, politique de confidentialité, etc. Assurez la transparence et la conformité légale de manière simple et centralisée.
Contrôle renforcé sur les empreintes numériques en entrée :
Afin de garantir l’intégrité de vos documents, le contrôle des en entrée des empreintes numériques évolue. Il peut désormais être configuré en mode facultatif ou obligatoire, selon vos besoins.
Ce paramétrage est disponible pour les principales opérations d’entrée : versements manuels ou par import, flux automatisés Ingest et numérisation.
Cette flexibilité permet d’adapter le niveau de contrôle à vos contraintes métier, tout en assurant une traçabilité fiable et une confiance renforcée dans vos dépôts de documents électroniques.
Identification des signatures électroniques :
L’application permet d’extraire toutes les métadonnées des éléments de signature intégrées aux fichiers électroniques au format PAdES. Ce format conforme aux normes de l’ETSI, garantit l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiation de vos documents électroniques, en accord avec les réglementations les plus strictes comme eIDAS.
Autres améliorations de la qualité de vie des utilisateurs :
L’amélioration de la qualité de vie de nos utilisateurs et partenaires intégrateurs, nous tient à cœur, vous trouverez ci-après quelques-unes de ces améliorations :
- Nouvelle ergonomie pour les écrans de l’administration
Pour simplifier l’affichage des écrans d’administration, les critères de filtre sont maintenant directement présents dans les entêtes de colonne. Il est maintenant également possible de trier sur plusieurs colonnes en maintenant la touche « ctrl » du clavier appuyé.
- Pop-in de multi-sélection des entrées du plan de classement et des services
Dans les pop-in d’association d’entrées du plan de classement à un service ou inversement, il est possible à partir des touches « Ctrl » et « Maj » du clavier d’effectuer une multi-sélection.
Dorénavant, afin d’indiquer aux utilisateurs cette possibilité, un message s’affiche au survol de la souris sur le bouton « Valider ».
La barre de recherche, le nom de la pop-in ainsi que le bouton « Valider » sont maintenant figés afin que vous puissiez y accéder même si vous êtes en bas de l’arborescence.
- Amélioration de la sélection d’une étiquette (tag)
La liste déroulante d’association d’étiquettes à des documents à partir d’une salle de tri est maintenant triée alphabétiquement sur le libellé de l’étiquette.
Il est également possible de saisir du texte dans la liste pour afficher la valeur correspondante.
- Retirer une sélection de formulaire dans une page
Pour améliorer le temps de paramétrage, il est dorénavant possible de retirer les formulaires dynamiques sélectionnés d’une page et non l’ensemble des formulaires.
- Réinitialiser les critères renseignés
Dans le cadre de la simplification de l’ergonomie des écrans d’administration, un bouton de réinitialisation des filtres a été intégré directement afin de gagner du temps et supprimer l’ensemble des critères de filtre renseignés.
- Relance des gels ouverts
Pour mieux maitriser la durée des gels d’archives, vous pouvez maintenant configurer un délai d’ouverture des opérations de gels. Une fois ce délai dépassé, une notification peut être envoyée automatiquement au demandeur du gel afin que ce dernier clôture les gels en cours.
EVOLUTIONS TECHNIQUES
Cette nouvelle version bénéficie d’une mise à jour de la stack technique et de ses composants. Vous trouverez ci-dessous la liste des versions déployées pour chacun des principaux composants :
- Java : version 21 (LTS)
- Serveur d’application Apache Tomcat : version 10.1.x
- Moteur de recherche ElasticSearch : version 8.18.x
- Moteur de files RabbitMQ : version 4.1.x
- Base de données PostgrSQL : version 16.x
- Base de données Oracle : version 19c
- Antivirus Clamav : version 1.4.2
- Côté navigateur, on supporte toujours Chrome, Edge Chromium et Firefox
Côté OS, de la nouveauté liée aux évolutions de la politique commerciale de RedHat. L’application est maintenant compatible Rocky Linux 9 et reste évidemment compatible avec Redhat Entreprise Linux en version RHEL 9.
Herwann PERRIN, Quentin RIAC & Jérôme BESNARD
Product Owners & R&D Manager