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A4 NF544 - La première solution de gestion de la numérisation fidèle pour les donneurs d'ordre | Spark Archives

A4 NF544 - La première solution de gestion de la numérisation fidèle pour les donneurs d'ordre

La norme Afnor NF Z42-026 relative à la définition et aux spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et sur le contrôle de ces prestations est un texte qui décrit un processus entre deux acteurs : le Donneur d’Ordre « DO »  et l’Opérateur, « l’OP »  (le prestataire de service). Différentes étapes sont décrites dans la norme et dans le référentiel de certification NF 544. Certaines tâches relèvent du donneur d’ordre et d’autres de l’opérateur. 
 
Pour un service d’archive qui souhaite par exemple faire numériser des archives papiers, ou pour un service courrier qui souhaite numériser les documents afin de les faire circuler au format électronique dans les applications métiers de l’entreprise, la norme donne une description de processus à mettre en œuvre. Bien entendu, ces processus existent souvent déjà dans les ateliers de numérisation
 
La nouvelle convention de numérisation (CDN) qui existait jusque là sous d’autres formes, permet de détailler le cadre organisationnel et technique de la prestation : Type de document à numériser, configurations associées à la numérisation, opérations à réaliser, indexation, livrable numérique, délai pour produire le livrable, condition de conservation des documents papiers, condition pour le renvoi des documents après numérisation ou pour leur suppression, …
 
Pour le donneur d’ordre il est important d’être outillé pour suivre les lots de documents envoyés chez son ou ses prestataires et pour réintégrer les livrables numériques dans son SAE. La nouvelle option Spark Archives Ajanta «A4 NF544 » permet aux donneurs d’ordre (DO) de gérer le processus de suivi des travaux de numérisation chez un prestataire certifié marque NF 544. 
 

PROCESSUS D’ENVOI DES DOCUMENTS À NUMERISER 

Le DO doit préparer les lots de documents papiers qu’il souhaite faire parvenir à l’OP afin que ce dernier les numérise conformément à la norme NF Z42-026. Durant la phase de qualification et de contractualisation, l’OP doit solliciter le DO pour obtenir des échantillons types des lots à numériser afin de caler les paramètres de numérisation. 
 
Pour répondre à ces 2 exigences, « A4 NF544 » offre plusieurs fonctionnalités  :
  • Créer une demande de numérisation d’un lot papier
  • Créer une demande d’échantillon de documents papier
Les deux premières fonctions génèrent une demande permettant l’édition d’un bordereau de livraison décrivant les lots. Ce bordereau accompagne les documents papiers envoyés chez l'OP. Un éventuel bordereau de préparation proche du bordereau de livraison peut être également générer afin de permettre au DO de préparer les documents papiers à envoyer à l’OP.
 
« A4 NF544  » permet d’identifier chaque lot d’une manière unique. La demande de numérisation est horodatée et journalisée
 

SUIVI DES DEMANDES EN COURS

Un délai de numérisation et de remise des livrables est associé à chaque demande conformément à la CDN. Ce délai est géré par « A4 NF544  » qui permet de lister des lots en retard de livraison de la part de l’OP.  Comme le précise la norme NF Z42-026, le DO s’est aussi engagé à suivre un délai pour la validation des livrables numériques livrés par l’OP. Il est donc aussi nécessaire de suivre la gestion des lots reçus pour validation. La CDN intègre un délai pour le signalement des rejets. Il est donc indispensable que le DO puisse suivre son activité et vérifier qu’il n’est pas hors délai pour signaler les éventuels rejets. De son côté, l’OP s’est engagé sur un délai pour le traitement et la reprise des rejets, mais aussi pour la suppression des copies numériques produites après validation du DO.
 
Afin de répondre à ces exigences et pour permettre le suivi temporel des lots à numériser, « A4 NF544  » permet de lister pour chaque lot envoyé :
  • La date de la création du lot
  • La date de l’envoi du lot à l’OP
  • La date prévue pour la réception du livrable numérique de la part de l’OP
  • La date prévue de fin de traitement de validation de la part du DO
  • La date et l’heure des rejets envoyés à l’OP
  • La date et l’heure du retour du livrable suite à un rejet
« A4 NF544  » permet également de connaître le statut exact de chaque lot non clôturé.
 
Dans le cas où un lot est rejeté en totalité ou partiellement, « A4 NF544  » émet un bordereau PDF de rejet avec le détail du rejet. Ce bordereau est archivé dans le SAE Spark Archives et peut alors être envoyé à l’OP. 
 
Dans le cas d’une validation d'un lot par le DO,  « A4 NF544 » émet un bordereau PDF de validation du lot. Ce bordereau est archivé dans le SAE et peut alors être envoyé à l’OP. Ce bordereau comporte le sort souhaité des documents papiers : Destruction ou retour des documents papier.
 
La fonction qui permet de lister les demandes de numérisation en cours permet d’établir une liste des demandes en cours par prestataire. Cette liste peut être limitée à une période par la saisie d’une fourchette de dates.  
 

METTRE A JOUR LE STATUT D’UNE DEMANDE

"A4 NF544"  permet de mettre à jour le statut d’une demande du fait des différents évènements qui peuvent intervenir durant chaque demande. Une demande peut être arrêtée suite à une perte de document papier, un délai peut être rallongé ou gelé suite à un accord entre le DO et l’OP.
 
Après numérisation, l’OP doit être en mesure de renvoyer les lots de documents numérisés afin de demander au DO une validation. A réception des contenus numérisés, le DO peut procéder à la vérification des contenus numériques attendus avec son application « A4 NF544 ». 
 
Avant toute validation, le DO doit accuser réception du livrable numérique auprès de l’OP par un moyen paramétrable comme par exemple l'envoi d'un mail comportant les informations utiles à cette fonction d’accusé de réception.
 
« A4 NF544  » permet de vérifier les livrables en provenance de l’OP. Elle vérifie l’identité du livrable au regard du lot papier envoyé, la structure du livrable, la complétude du lot, l’intégrité des contenus numérisés via la vérification des empreintes produites par l’OP, la qualité et la fidélité des images produites par l’OP, le respect des délais de production des livrables. 
 
« A4 NF544 » indique le délai à respecter pour le contrôle du livrable et le signalement des rejets. Le livrable peut être vérifié en une ou plusieurs phases. En conséquence, un lot livré peut être ouvert et fermé plusieurs fois avant d’être clôturé. En cas de rejet total ou partiel, « A4 NF544 »  permet de justifier le rejet en produisant un bordereau électronique de rejet qui sera envoyé à l’OP avec les raisons du rejet et des éventuels fichiers associés. Le rejet est journalisé.
 
Ne possédant plus les documents papiers, le DO doit être en mesure, si cela est contractuellement prévu, de demander à l’OP l’envoi de certains documents papiers pour contrôler visuellement la fidélité du document. « A4 NF544 » met à disposition une fonction de demande de restitution de documents papier qui est routée vers l’OP. La demande est enregistrée et journalisée. 
 
Lorsqu’un lot numérique est validé par le DO, Spark Archives procède à l’archivage des livrables numériques afin de générer des copies fiables au sens du code civil. 
Si l’archivage s’est mal passé ou si les contenus numériques sont perdus au moment de l’archivage, le DO peut accéder à une fonction permettant de redemander à l’OP le livrable numérique.
Si l’archivage s’est correctement terminé, le DO peut signaler à l’OP que le livrable est accepté via un bordereau généré par « A4 NF544 ». L’OP est alors en mesure d’appliquer le sort final du lot papier et numérique.  
 
« A4 NF544  » permet de mettre à jour le statut du lot à réception du lot papier restitué par l’OP ou à réception d’une attestation de destruction générée par l’OP. Cette attestation numérique est alors archivée et mis en relation comme élément de preuve avec le lot numérique.
 

INTÉGRATION DU LIVRABLE NUMÉRIQUE DANS LE SAE

Lorsque le livrable numérique est convenablement vérifié, « A4 NF544 » procède  à l’archivage dans le SAE Spark Archives. Lors de la consultation dans Spark Archives d’un document numérisé en provenance d’un processus « A4 NF544  », Il est possible d’accéder à l’historique de la demande associée, à l’attestation de numérisation si elle a été exigée ainsi qu’à la copie de la convention de numérisation qui a gouverné la prestation et à l’ensemble des bordereaux échangés.
 
Les délais pour numériser, valider les livrables, signaler les rejets, faire une reprise de rejet de la part de l’OP sont contractuels.
Pour démontrer la chronologie, « A4 NF544 » trace et journalise toutes les opérations de gestion pour toutes les demandes. Les journaux sont archivés dans le SAE Spark Archives.
 
L’attestation de numérisation fidèle est un document facultatif émis par l’OP. Il peut par exemple s’agir d’un document au format PDF signé électroniquement par l’opérateur. Elle permet de justifier du caractère fidèle de la numérisation réalisée par un OP. La fidélité est liée à la prestation de numérisation décrite dans la convention de numérisation. L’attestation doit donc systématiquement référencer la convention de numérisation puisque la fidélité est liée à la prestation décrite dans la convention. L’attestation permet au DO de préserver la traçabilité et le contexte mis en œuvre par l’OP pour réaliser la numérisation fidèle.
 
Si l’attestation est un prérequis pour accepter le livrable, il est important que la présence de l’attestation soit vérifiée. « A4 NF544 »  vérifie la présence de l’attestation dans les livrables numériques.
 
Pour en savoir plus sur A4 NF544, contacez les équipes commerciales Spark Archives.
 
Christian Dubourg
Directeur Marketing Produit 
Spark Archives - Klee Group

 

 

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