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SAEE - Spark Archives Electronic Edition | Spark Archives

SAEE - Spark Archives Electronic Edition

SAEE - Spark Archives Electronic Edition - Système d'Archivage Electronique à valeur Probante

SAEE est un progiciel qui permet de mettre en œuvre un Système d'Archivage Electronique (SAE) à valeur probante. Il intègre des fonctionnalités de capture des documents électroniques nativement numériques, numérisés par des scanners ou des copieurs multifonctions (MFP). SAEE offre des fonctions :

  • de capture de flux en masse,
  • de numérisation fidèle avec horodatage et prise d'empreinte,
  • de reconnaissance de caractères,
  • de validation des formats versés,
  • de contrôle de signature électronique,
  • de vérification d'empreinte numérique,
  • d'horodatage d'évènements journalisés,
  • de gestion des conversions,
  • d'archivage probant des fichiers numériques,
  • et de gestion du cycle de vie des documents archivés et des éléments de preuve associés.

Flux nativement numériques

SAEE est en mesure de recevoir les flux numériques dont la valeur probante doit être assurée via la préservation des contenus et des éléments de preuve associés. Il s'intègre idéalement avec les flux numériques métiers. Il propose un connecteur "flux éditique" permettant d'importer en masse les fichiers PDF issus des systèmes d'impression de masse (RIP). Il propose un connecteur "CMIS" capable de récupérer des documents engageants gérés dans des systèmes de Gestion Electronique de Document (GED). Son connecteur "IMAP" permet de collecter et d'archiver les emails engageants. 

Numérisation fidèle et copie fiable.

Pour générer des copies fidèles et fiables, SAEE support une large gamme de plateformes multifonctions avec son connecteurs MFP pour Canon, HP, Konica Minolta, Lexmark, Sharp, Ricoh, Xerox, Fuki Xerox, Kyocera, efi. Les MFP supportés sont paramétrés pour offrir des fonctions maitrisées de numérisation fidèle intégrant l'authentification des utilisateurs directement sur le copieur multifonction.  Les MFP sont programmés pour intégrer les profils de numérisation prédéfinis.  La numérisation est pilotée par un workflow de traitement intégrant la prise d'empreinte, l'horodatage, la reconnaissance de caractères et l'archivage probant des documents numérisés et des éléments de preuve associés. La journalisation des opérations de numérisation contribue à faire de la copie fidèle une copie fiable au sens de l'article 1379 du code civil et de son décret d'application. En cela, SAEE est une solution permettant d'envisager la suppression des documents papiers originaux après numérisation dès lors que cette suppression est cadrée par uen analyse de risque ou une réglementation. 

Extraction automatique de métadonnées.

SAEE offre des fonctionnalités d'analyse des documents. Les entités nommées de type organisations, lieux ou personnes morales peuvent être détectées dans les documents et mails analysés et venir enrichir leus métadonnées. En plus de ce type d'analyse et selon les formats des fichiers, les métadonnées auto-portées par les documents peuvent aussi être extraites  (auteur, numéro de version et de révison, titre, objet,  ...)

Enfin, SAEE est en mesure d'extraire les métadonnées propres à certains formats de fichiers (EXIF, XMP, ...) 

SAEE convivialité, intuitivité, simplicité.

SAEE est une solution Web responsive qui s'adapte automatiquement à la taille de votre device. SAEE est volontairement simple et intuitif. Il souhaite apporter la simplicité d'un "Drive" tout en apportant la robustesse d'un SAE probant.

SAEE et la sécurité.

SAEE est développée sur la base de la norme ISO-27034, norme de la famille ISO 27001.

SAEE et les standards.

SAEE respecte les standards OAISNF Z42-013MOREQ, Dublin Core. SAEE produit quotidiennement à travers son "audit trail" le journal chaîné NF Z42-013. Le journal du cycle de vie des archives comporte les empreintes horodatées des documents versés et de leurs métadonnées électroniques. Le chaînage et le scellement des journaux permettent d'assurer l'intégrité du SAE.

Positionnement de SAEE dans la gamme des offres Spark Archives

SAEE est la soluton 100% électronique de Spark Archives dédiée à l'archivage de masse des flux numériques. Ce progiciel hérite du savoir-faire de Spark Archives Advanced Edition tout en se concentrant sur l'archivage électronique.

Déploiement

SAEE est disponible en SaaS ou en déploiement On Premise. 

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Vous souhaitez une présentation de SAEE ? N'hésitez pas à nous contacter. Nous viendrons à votre rencontre pour vous présenter cette offre clé en main.

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Téléphone : +33 (0)1 46 29 25 25

Email : sparkarchives@kleegroup.com

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