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Les archivistes, un apport essentiel à un éditeur de logiciels de gouvernance des archives papier et électroniques | Spark Archives

Les archivistes, un apport essentiel à un éditeur de logiciels de gouvernance des archives papier et électroniques

Le métier d’archiviste évolue depuis maintenant quelques décennies. 

L’évolution des missions des archivistes

Les archivistes qui avaient en charge les archives papier ont vu leurs compétences, leur savoir-faire et leur métier se transformer progressivement avec la montée en puissance du document électronique et son corollaire l’archivage électronique. 

Les archivistes sont avant tout des professionnels de l’information. A ce titre ils sont devenus de véritables experts. Au-delà de leurs missions classiques que sont les ‘4 C’ qui correspondent à la Collecte, la Conservation, le Classement et la Communication les archivistes sont de plus en plus sollicités que cela doit dans le cadre public ou privé pour des missions d’audit, d’expertise, de formation de manière à mieux qualifier en amont les besoins métiers et les offres de services à mettre en place. 

De plus, leur rôle en terme de valorisation du patrimoine a été accru avec une volonté de plus en plus forte des organismes privés et publics de communiquer sur leur histoire, leur ancrage dans le temps. On notera par exemple les 150 ans de la Société Générale qui a vu une mobilisation importante des archives historiques (ex : https://www.societegenerale.com/fr/connaitre-notre-entreprise/identite/150-ans-d-histoire/archives) alors que Total se prépare également à valoriser également son patrimoine (ex : https://www.cairn.info/revue-entreprises-et-histoire-2009-2-page-146.htm). 

L’archiviste, un gardien du temps

Pour les archives publiques, l’archiviste est en quelque sorte le garant du patrimoine national avec les versements aux archives départementales et nationales.

Face au temps, l’archiviste devient en quelque sorte le gardien du temple, il est le garant des bonnes pratiques, de la description des archives, de leur pérennité et de leur intégrité. La fonction qu’il occupe en termes de classement des informations à travers la structuration du plan de classement, du tableau de gestion regroupant la politique d’archivage lui permet de s’inscrire dans la durée, souvent accompagnée en cela par les directions juridiques et la validation d’une politique d’archivage Groupe.  L’archiviste inscrit l’organisation au cœur de la gouvernance et de la gestion de l’information qui est devenu un enjeu tant stratégique qu’économique ou juridique.

Qu’il soit question d’archives papier ou électronique, la question qui revient toujours est celle de la maîtrise de l’information, de sa communication au sein des organisations. L’archiviste est au centre de ce nœud gordien qui nécessite un juste équilibre et une maitrise certaine de la diffusion des documents papiers ou électroniques dans le respect des accès, de la confidentialité voire des supports. En effet, avec les documents numérisés et plus encore avec les documents électroniques la problématique de maitrise de la diffusion d’une copie conforme à l’original devient un enjeu fort. 
Tous ces choix, problématiques sont comme vous pouvez le voir des éléments structurants, engageants qu’il est important de maitriser.

Les projets d’archivage hybride, de gouvernance et de gestion de l’information sont de plus en plus prégnants et l’archiviste, parfois renommé selon les organisations Records manager devient, à côté des équipes de la Direction des Systèmes d’Informations un atout.
Un atout car la vision des directions des systèmes d’informations est par trop souvent verticale, centrée sur une approche encore trop technique alors que l’information est devenue au fil des décennies un atout stratégique, métier qu’il incombe d’envisager de façon transverse dans une optique de gestion et de gouvernance de l’information.

Aux vues de ces éléments, il apparaît évident que la valeur d’un archiviste est devenue cruciale. Au sein d’un éditeur tel que Spark Archives, cette composante métier est devenue au fil des années essentielle à plusieurs titres. 

Les Archivistes parlent aux archivistes. 

En ce sens, les archivistes ont investi les phases amont de l’avant-vente de par leur expertise métier et fonctionnelle qui est devenue de plus en plus nécessaire à la bonne compréhension des enjeux d’un projet mais aussi et surtout des problématiques métiers associées. 

Les Archivistes, un atout majeur pour la réussite d’un projet

Les archivistes sont également présents au sein des équipes projets et plus particulièrement du pôle Service/Delivery qui est en charge de la mise en place du projet une fois celui-ci gagné. Les archivistes sont des atouts au sein des équipes fonctionnelles dans la mesure où ils peuvent suivant leur expériences endossés plusieurs casquettes ‘consultant fonctionnel’, ‘chef de projet’, ‘expert’ voire ‘formateur’ qui sont sollicités sur des questions métiers et les bonnes pratiques à mettre en place et peuvent souvent faire office de ‘conseils’ lorsque les équipes projets ne disposent pas d’une AMOA dédiée.

Les Archivistes au cœur des enjeux métiers

Les archivistes ont également un rôle important à jouer dans le cadre des équipes Produits et en lien avec la Recherche et Développement. Ils peuvent avoir un effet bénéfique encore une fois de par leurs connaissances métiers, leurs capacités à trouver des solutions pragmatiques et pratiques tout en se reposant sur un réseau de praticiens et d’experts. Ils sont reconnus comme des experts qui ont une maitrise :
•    du métier qui est au sein de Spark Archives une véritable composante centrale du produit. 
•    des enjeux et des attentes des clients avec lesquels les archivistes sont en dialogue régulier assurant un paramétrage fin du Système d’Archivage Electronique hybride,
•    Des enjeux liés à la description des archives selon les normes, référentiels et outils recommandés par la communauté d’archiviste (ISAD (G), ISAR (CPF), SEDA, OAIS, Dublin core, METS, Référentiel Pronom, PDF/A,…)
•    des aspects normatifs qui au fil des années ont fortement évolués ; nécessitant une compréhension fine de cet environnement réglementaire en perpétuel évolution (Norme NF Z 42-013, NF Z 42-026, NF 461 ISO 15489,….) 

L’apport humain est également crucial afin de travailler en bonne synergie et dans un cadre convivial.

Autant d’éléments qui nous amènent à penser que la pluralité des métiers, des formations est une source d’enrichissement continu qui permet à Spark Archives d’évoluer en tant qu’organisation du fait de la richesse des équipes qui la compose.

Herwann Perrin
Responsable Produit Spark Archives

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