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FAQ : De l’archive papier au document numérique | Spark Archives

FAQ : De l’archive papier au document numérique

Trois années charnières pour favoriser la transformation numérique des documents papiers

Suite à la jurisprudence liée à l’arrêt rendu par la cour d’appel de Lyon le 3 septembre 2015  Il est admis que les photocopies constituent des copies fidèles et durables dès lors quelles sont archivées dans un système d’Archivage Electronique conforme à la norme NF Z42-013 de 2009 ou à sa révision de 2020.

Pour renforcer cette jurisprudence, le législateur a produit plusieurs textes entre 2016 et 2017 :

  • Le nouvel arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales,
  • le décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la copie fiable au sens de l’article 1379 du Code Civil,
  • l’ordonnance n° 2017-29 du 12 janvier 2017 relative aux conditions de reconnaissance de la force probante des documents comportant des données de santé à caractère personnel créés ou reproduits sous forme numérique et de destruction des documents conservés sous une autre forme que numérique.

Enfin, Tout l’arsenal nécessaire a été mis en place pour renforcer la confiance numérique au niveau européen avec l’arrivée d’eIDAS qui tente de renforcer et de mieux contrôler l’usage de la signature électronique et de l’horodatage.

Comment procéder en pratique ?

Si vous avez déjà mis en place un système d’archivage électronique conforme NF Z42-013 (version 2009 ou 2020), il ne reste plus beaucoup de chemin à parcourir.  Sinon, il faut commencer par acquérir un tel système, puis le mettre en place et vous assurer de sa conformité. Pour ce faire, vous pouvez utiliser le référentiel de la marque NF 461 et la partie numérisation de la norme NF Z42-013 de 2009 ou la norrme NF Z42-026 sur la numérisation fidèle.

Que faire en premier si je souhaite supprimer le papier après numérisation ?

Vous devez définir votre politique d'archivage. Si ce n’est pas déjà fait, c’est un point essentiel et un point de départ. Vous devez définir votre politique d’archivage et évaluer les risques associés à la suppression des documents papiers après numérisation. Il n’est pas possible de commencer un projet de suppression du papier sans avoir réalisé ce travail. Il faudra faire valider votre document par votre conseiller juridique ou un cabinet spécialisé. Si votre organisation est liée au secteur public, vous devez alors évaluer les typologies de documents que vous souhaitez supprimer après numérisation et vérifier avec vos AD que le processus proposé est valide. Vous ne devez en aucun cas supprimer vos documents papiers sans avoir échangé avec vos Archives départementales.

Faut-il utiliser une norme spéciale pour numériser ?

La norme AFNOR NF Z42-026 est interessante mais elle est orientée pour les prestations de numérisation. C'est un bon texte de bonnes pratiques, cette norme n’est pas d'application obligatoire pour faire des copies numériques. Néanmoins, si vous utilisez des services externalisés de numérisation, il est alors fortement conseillé de vérifier que le prestataire propose un service conforme à cette norme. Sa mise en oeuvre n'est pas neutre au niveau de son coût.

Si vous internalisez la numérisation, vous pouvez mettre en place une organisation adaptée à votre besoin. A ce titre, la norme NF Z42-013 de 2009 ou celle révisée en 2020pourra vous aider pour mettre en place un service de numérisation et génerer des copies fidèles en interne. La jurisprudence de 2015 mentionnée au début de ce billet s’appuyait sur la norme NF Z42-013 de 2009 et non sur la norme NF Z42-026. Cependant, comme toute norme non obligatoire, la NF Z42-026 comporte des directeives intéressantes. Il peut donc être interessant de s'y référer pour monter sa plateforme de numérisation et appliquer de bonnes pratiques. 

Est-il possible de numériser les documents papier et de stocker les fichiers résultants sur un serveur de fichiers ou dans une GED?

Vous pouvez procéder ainsi mais il ne faudra alors pas détruire le papier après numérisation ou chercher à donner une valeur juridique à votre copie numérique issue de la numérisation. La copie fiable qui est la porte d'entrée vers la suppression du papier après numérisation n'est pas un simple fichier déposé dans une GED ou sur un serveur de fichier. Utilisez un "service Copie Fiable" comme CfaaS (www.copie-fiable-service.com)  qui apporte des réponses à toutes les obligations régelmentaires pour passer du papier à la copie fiable. Vous pouvez aussi mettre en oeuvre une certification Marque NF 461 pour un usage interne et non commercial garantissant ainsi une valeure probatoire forte à vos copies numériques dès lors que votre copie fidèle est preque devenue une copie fiable..

Faut-il utiliser les services d’un tiers archiveur  pour donner une valeur légale à vos documents numérisés?

La réponse est "Pourquoi pas". Vous avez la liberté de construire votre Système d'Archivage Electronique (SAE) qui est généralement fait pour conserver des documents sur une longue durée. Vous pouvez également décider d’externaliser vos documents chez un prestataire de service tout en conservant le référentiel et la gouvernance en interne. La conservation de la gouvernance de vos archives vous permettra alors de changer plus facilement de prestataire ou de faire appel à plusieurs prestataires dans le temps.

Des solutions SAE existent sur le marché adaptées à l’urbanisation d’un SAE. Le référentiel reste sous votre entière maitrise dans votre SAE, chez vous ou en SaaS. Les documents numérisés se trouvent chez un ou plusieurs tiers archiveurs. Quoi qu’il en soit, si vous externalisez vos archives, utilisez de préférence les services d’un tiers-archiveur dont le SAE a obtenu la marque NF461.

J’ai des kilomètres d’archives papiers, combien cela coûte t-il de les numériser et de détruire le papier?

Dans la pratique une telle opération de reprise de stock ne présente pas un ROI intéressant mais plutôt des coûts importants et beaucoup de temps. La bonne pratique consiste donc à numériser les documents papiers entrants à partir du moment où vous avez mis en place votre chaîne de numérisation et d’archivage. Vous pouvez également numériser des archives papiers au cas par cas selon les besoins de consultation. Une fois numérisé, il suffit de supprimer le document papier et de déréférencer l’archive papier à l’aide de votre solution de gestion des archives mixtes (papier et électronique). Ainsi, lors de la prochaine consultation, l’archive électronique sera utilisée directement.

Comment faire pour minimiser les coûts de numérisation des documents ?

La numérisation représentera toujours un coût. Le mieux est donc d’investir dans les processus de dématérialisation natifs plutôt que dans les processus de numérisation. La solution consiste à minimiser les documents échangés sous forme papier. Le gouvernement a montré l’exemple avec Chorus Pro. Il faut en faire de même pour le maximum de flux.

Note : De nombreux documents possèdent une valeur importante sous leur forme d'origine. Ce billet est donc orienté vers les documents qui n'ont pas de valeur patrimoniale !!!

Christian DUBOURG
Directeur Pôle innovation et conformité
Spark Archives / Klee Group
Révision 23/04/2021

 


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