Un cadre certifié pour sécuriser tout le cycle de vie des archives éléctroniques
La transformation digitale exige une gestion documentaire rigoureuse et sécurisée. Au cœur de cette exigence, la certification NF 461 s’est imposée comme un pilier fondamental pour les SAE. Pour un prestataire d’archivage comme Spark Archives, cette norme est bien plus qu’une simple reconnaissance : elle est un gage de confiance et de qualité.
Depuis 2023, la NF 461 transpose les exigences de la norme NF Z42-013 dans un référentiel de certification délivré par AFNOR Certification. Elle couvre le fonctionnel (versement, conservation, restitution), le technique (horodatage, signature, traçabilité) et l’organisationnel (gouvernance, sécurité, continuité). « La NF 461 met sous contrôle l’ensemble du cycle de vie de l’archive électronique, pas seulement la technologie », rappelle Herwann Perrin, Directeur des activités Conseils pour Spark Archives. Forte de vingt-cinq ans d’expertise, Spark Archives met ce cadre au service de plus de 500 organisations publiques et privées.
Voir le certificat NF 461 SAE Spark Archives TAE
Un bouclier probatoire pour les entreprises
Un Système d’Archivage Électronique (SAE) certifié NF 461 garantit l’intégrité, la confidentialité et la pérennité des documents pendant toute leur durée légale : 10 ans pour la comptabilité, 30 ans pour le patrimoine public, etc. Chaque année, un organisme indépendant audite plus de 150 points de contrôle et réalise des tests d’intrusion ; les risques de perte de preuve ou de contestation chutent dès lors de manière drastique.
Un label différenciant sur un marché mature
Alors que la plupart des appels d’offres publics évoquent désormais cette certification, moins d’une dizaine de prestataires, dont Spark Archives, la détiennent. « Pour nos clients, la question n’est plus : “êtes-vous conforme ?” mais “êtes-vous certifié ?” », constate Olivier Mollet, Business Analyst chez Spark Archives. La différence se retrouve dans les grilles d’évaluation… et dans les marchés gagnés.
Du tiers archivage au tiers hébergement
La norme distingue le tiers archivage – où Spark effectue les opérations archivistiques – du tiers hébergement, prisé des administrations qui souhaitent garder la main sur la description intellectuelle. Les deux modèles reposent sur le même socle certifié ; l’utilisateur choisit simplement son niveau de délégation.
Trois offres certifiées, deux datacenters français
Pour répondre à tous les scénarios, Spark Archives décline son SAE en trois formules : Safe Easy (instance mutualisée), Safe Plus (instance dédiée) et Safe Go (on-premise via partenaires). Hébergées en SaaS dans deux datacenters redondés situés à Marcoussis et Courbevoie, les solutions affichent une disponibilité de 99,9 % et un chiffrement AES-256 de bout en bout. Ces infrastructures Tier IV intègrent l’authentification multifacteur, une journalisation horodatée inviolable et un plan de reprise d’activité testé chaque année. Les rapports annuels, accessibles dans l’espace client, facilitent par ailleurs le dialogue avec DPO et Risk Managers.
Une plateforme hybride, du papier au natif numérique
Spark Archives centralise archives papier, numérisées et électroniques au sein d’un portail unique. Les workflows de numérisation fidèle conformes à la NF Z42-026 autorisent même, après contrôle, la destruction du papier et un gain estimé à 30 % sur les coûts de stockage physique.
À l’heure où la réglementation se durcit, la certification NF 461 s’impose donc comme l’assurance qualité-conformité la plus complète du marché. « Elle garantit que l’archive d’aujourd’hui conservera demain sa valeur probatoire, quelles que soient l’évolution des formats ou les menaces cyber » soulignent les deux experts.
Herwann PERRIN & Olivier MOLLET
Product Manager & Business Analyst