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La gestion des opérations en masse sur les archives et documents | Spark Archives

La gestion des opérations en masse sur les archives et documents

Qu’est-ce qu’une opération de masse ?

La question mérite d’être posée dans la mesure où elle permet ensuite de dissocier par qui, par quoi seront opérées les opérations de masse.

Comme on le verra par la suite, les opérations de masse concernent un ensemble conséquent d’opérations archivistiques et il convient alors de poser des seuils à partir desquels on peut considérer qu’un traitement manuel n’est plus envisageable et/ou le rapport associé à ces traitements n’est plus rentable tant d’un point de vue intellectuel qu’économique.

Aussi, il s’agit dans un premier temps d’identifier les différentes opérations associées à ces traitements pour ensuite voir leur déclinaison en ne perdant pas de vue dans tous les cas de figure la traçabilité nécessaire associée.

Quelques opérations de masse disponibles dans Spark Archives

Dans les archives, les opérations concernées se regroupement principalement autour des fonctions suivantes :

Les imports et absorptions de flux :

L’opération d’absorption des flux en entrées peut être envisagée comme une opération en masse.

Celle-ci peut s’effectuer à travers les différents modes d’imports mis à disposition qui dépendent de la volumétrie et du besoin d’automatisation souhaité. A ce titre on déclinera les opérations en masse en entrée à travers :

  • Les imports : les imports manuels permettent de traiter jusqu’à 10.000 documents et de créer les versements, les archives et leurs documents papier et électroniques en quelques minutes dans l’application. Le fonctionnement est simple : l’utilisation de formats pivots et des formats Zip correspondant aux documents électroniques
  • L’interface Ingest : Interface générique permettant d’absorber les métadonnées et documents électroniques déposés sur un espace dédié (répertoire réseaux par exemple). L’interface permet de vérifier les données puis de les injecter directement dans l’application. Cette interface est utilisée pour des besoins récurrents (bulletins de salaires, flux de factures fournisseurs, dossiers de prêts,…)
  • Les connecteurs Ged CMIS et archivage mails qui eux absorbent des flux directement connectés respectivement sur les GEDs associées et les boites de messagerie des utilisateurs

Les mouvements ou déplacements

Les mouvements correspondent aux différentes modifications pouvant affecter les archives papier ou électroniques en termes de déplacement physique ou logique.

Un centre d’archives est généralement composé d’un bâtiment avec des sous-ensembles de type salle, épi, travée, tablette. Il s’avère que dans des cas particuliers il faut être en capacité de pouvoir déplacer des archives et leurs contenants associés et le cas échéant recréer les emplacements cibles associés. A cet effet, une fonction de transfert prenant en compte à la fois les archives, leurs contenants et les nouveaux emplacements est nécessaire. Spark Archives permet d’automatiser ce processus afin qu’il soit rendu le plus transparent possible pour les utilisateurs. Pour les déplacements, selon la traçabilité souhaitée le module tracker peut compléter ce dispositif afin de renforcer le travail des opérateurs.

Le pendant du transfert existe évidemment dans le cadre des archives électroniques qui peuvent être conservés dans un ou plusieurs magasins électroniques selon un aiguillage ad hoc (plan de classement, service, confidentialité, date de destruction…). Spark Archives dispose également d’une fonction de transfert en masse des archives vers d’autres magasins électroniques.

Les consultations

Les opérations de consultation peuvent être traitées de manière différenciée.

Classiquement, pour les archives papier, les demandes de consultation sont traitées en fonction du flux des demandes mais il existe également une possibilité de traiter toutes les demandes afin de gagner en productivité selon le volume des demandes en entrées. Cette fonction de traitement de toutes les demandes s’adresse plutôt à des organisations ayant un nombre journalier de demandes dépassant les 500 demandes jour. Chez Spark Archives, les clients de ce type se retrouvent plutôt dans les domaines de la banque et de l’assurance ainsi que dans le domaine de la santé.

Côté électronique, les usages varient et la consultation de masse est utilisée plutôt à des fins ensemblistes. En ce sens, l’utilisateur qui aura par exemple déposé un dossier d’affaires composé d’une arborescence de dossiers et de fichiers voudra consulter celle-ci dans sa globalité nécessitant une demande de téléchargement en masse disponible de manière asynchrone à l’issue de la constitution de l’ensemble des données constitutives du dossier d’affaire d’origine.

Ces éléments peuvent être déclinés sous la forme d’une interface de demande qui injecte régulièrement les demandes.

Les restitutions / sorties définitives

Les opérations de restitution aux services, parfois plus communément appelées sorties définitives, sont souvent des opérations ponctuelles mais importantes nécessitant un processus encadré.

En effet, lorsque par exemple une filiale de votre organisation est vendue vous devez être en capacité de lui ‘restituer’ ses archives. Cette opération de restitution des archives doit à la fois être tracée dans votre système de gestion des documents mais également être appréhendée tant d’un point de vue logistique que technique lié à cette opération. Sortir 2 à 5 millions de dossiers en boite pour les restituer n’est pas une mince affaire et si vous y joignez les quelques Terra octets de documents d’archives numérisés et nativement électronique de cette filiale, il faut être en capacité d’organiser et de suivre cette opération.

Les traitements en masse sur les métadonnées

Une autre déclinaison de ces opérations de masse est celle permettant d’opérer à une modification en masse des métadonnées des archives de manière à modifier soit des métadonnées métiers soit harmoniser par exemple du vocabulaire, des descriptions sur des sous ensembles d’archives. Ces modifications sont effectuées de manière asynchrone tout en conservant une trace de la valeur avant et après le changement permettant ainsi une traçabilité fine et une vérification.

Les conversions/migrations de formats

Les opérations de migrations de format font partie des opérations qui nécessitent à la fois une vision fonctionnelle et un traitement quasi-automatisée afin de rendre plus cohérent l’ensemble du stock de vos archives électroniques tout en vous appuyant sur un standard permettant de vous ancrer encore un peu plus dans la pérennité de vos données. Ces opérations peuvent s’étendre sur quelques jours à quelques semaines en fonction des volumétries de documents à migrer.

Le traitement du sort final et les destructions

Les opérations de destructions sont des opérations qui nécessitent des approches graduelles et mesurées selon les besoins associés. L’importance du traitement opéré est ici capitale.

A cette fin, Spark Archives permet de prendre en charge différents type d’opérations en masse liées à la destruction de manière à rendre possible un traitement manuel pour les cas nécessitant une validation intellectuelle et réglementaire, une autonomie dans le choix et une automatisation du traitement opéré voire une automatisation complète du processus. Autant de manière d’envisager et d’appréhender cette opération sensible au sein de votre système de gestion des documents.

Les contrôles de cohérence sur les métadonnées et les fichiers électroniques

Le contrôle de cohérence des empreintes et des fichiers électroniques permet lui de vérifier de manière asynchrone l’intégrité dans le temps des métadonnées soit via un échantillonnage établi de documents électroniques soit sur l’ensemble des documents électronique d’un magasin. Ce traitement asynchrone pouvant être lancée en fonction des besoins estimés du client. Ce contrôle donnant lieu, le cas échéant, à un rapport détaillé des éléments identifiés.

La réversibilité pour les documents électroniques

Pierre angulaire dans le domaine des archives électroniques, cette brique se décline sous deux formats :

  • La réversibilité « by design » : l’application permet de par la structure des procédures mises en place et l’indépendance du stockage de récupérer à tout moment les métadonnées et le stock d’archives électroniques directement dans les magasins assurant ainsi une indépendance formelle et vérifiée des clients vis-à-vis du logiciel
  • La réversibilité partielle ou totale : l’application permet la mise à disposition partielle ou totale des archives électroniques par une combinaison de procédures fonctionnelles et techniques les données avec leurs métadonnées et fichiers d’origine.

Les règles génériques associées au fonctionnement des opérations de masse

Dans les opérations de masse, le cas d’école du traitement du sort final et la destruction s’avère être un exemple riche de par les différentes possibilités et composants qu’il peut mobiliser.

Il permet d’illustrer les différents types de fonctionnement associé aux opérations de masse que l’on retrouve dans l’application.

La vision manuelle

La vision manuelle consiste dans Spark Archives à avoir pour les opérations mentionnées précédemment un workflow dans l’application. Ce workflow a un fonctionnement qui est similaire dans son fonctionnement même si les écrans varient selon les traitements et opérations archivistiques opérées. :

Un écran de sélection permet de sélectionner les éléments sur lesquels les opérations peuvent s’effectuer. Ensuite, dès lors qu’une opération de destruction est lancée, celle-ci peut être découpée automatiquement en sous-propositions en fonction du nombre d’élément à traiter voire dans certains cas être regroupées par service afin que les sous-propositions puissent être gérées par les responsables nommés de la destruction côté service propriétaire avec l’aide de relecteurs par exemple.

Ces opérations sont généralement utilisées dans le cadre des archives papier et pour certaines typologies d’archives électroniques.

La vision manuelle automatisée

La vision manuelle automatisée part du principe que le traitement souhaité outrepasse les capacités de traitement d’un service d’archives au sens large.

Aussi, dans cette perspective, le service d’archives peut décider de la sélection sur laquelle doit s’opérer le traitement mais l’opération de traitement en elle-même n’est pas visible dans son détail. Les cas classiques associés à ce type d’opérations peuvent par exemple être les sorties définitives d’archives physiques ou électroniques associées à la rétrocession d’une activité, d’une structure.

De même, une application stricte de la politique d’archivage sur certaines typologies d’archives qu’elles soient papier ou électroniques permet d’opérer le traitement sans pour autant avoir à vérifier l’opération dans le détail. Un autre exemple correspond par exemple à celui de la migration des documents électroniques d’un format donné jugé par le service archive comme obsolète vers un format pérenne.

En ce sens, migrer un stock d’archive vers un autre format implique au départ une sélection, sur le format des documents à migrer, les cas échéants un ensemble d’autres critères discriminants et le lancement de l’opération sur l’ensemble des archives déjà en stock ou arrivant dans le temps du traitement de l’opération dans le stock.

Un écran de pilotage permet de suivre l’état d’avancement des données traitées, un écran permet de suivre et de voir les traitements réalisés unitairement sur chaque document électronique. L’utilisateur pouvant le cas échéant arrêter ou annuler une opération démarrée en fonction de ses besoins.

La vision entièrement automatisée

La vision entièrement automatisée correspond à des opérations généralement issues ou en lien avec une interface.

Dans ces cas, une opération peut être lancée de manière automatique afin de réaliser par exemple une destruction sur des documents archivés en flux dont la date de destruction est échue et qui nécessite une application stricte de la politique d’archivage. Le job est déclenché en temps et en heures et un rapport d’exécution est fourni de manière à s’assurer de la complétude de l’opération et/ou des erreurs rencontrées nécessitant un traitement.

Quelques exemples liés à des opérations de destruction utilisées chez nos clients afin de mieux appréhender les cas d’usage :

  • Le cas de la destruction des documents papier lorsque leur pendant électronique aura été versé dans le cadre de la numérisation NF Z 42-026
  • Le cas des destructions automatisées des numérisations partielles ou complètes dans le cas d’une re-numérisation des archives
  • Le cas des destructions automatiques à échéance des archives papier ou électroniques

La traçabilité au cœur des opérations de masse

La traçabilité sur les opérations de masse est une garantie dans le temps qui est assurée à la fois par l’audit-trail d’un point de vue plutôt technique sur les opérations de mises à jour et de suppression ayant pu survenir sur les archives. Cet audit-trail est consultable fonctionnellement dans l’application et permet d’avoir une vision de la métadonnée avant l’opération et après celle-ci. De même, le journal de traçabilité des archives assure cette traçabilité sur l’archive en permettant de visualiser à travers les journaux chaînés entre eux le cycle de vie de l’archive et donc les modifications opérées.

L’historique des archives est présent sur toutes les archives permettant en cela un suivi à travers une timeline des différentes opérations survenues y compris les opérations de masse.

L’opération de masse permet également de suivre soit via des écrans dédiés les opérations effectuées et le détail associé soit l’opération effectuée et un suivi unitaire des archives traitées. Autant d’éléments permettant de tracer de manière fine, pérenne et dans le respect des normes les archive qu’elle soit papier ou électroniques.

Le mot de la fin…

On le voit Spark Archives permet, de par les différentes fonctions proposées que cela soit sur les documents papier ou électroniques, d’absorber en entrée, de traiter en sortie et de gérer dans tout le cycle de vie des archives des opérations de masse.

 

Herwann Perrin 
Responsable Produit Spark Archives


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