Une valeur probante et une qualité de preuve.
En cas de contentieux, la copie fiable permet d’avoir une copie numérisée, fidèle et pérenne d’un document à valeur probante. Elle devient alors une preuve et il n’est plus plus nécessaire de conserver l’original du document papier.
La copie fidèle est une copie numérisée qui est identique à un document papier. Cette copie doit contenir sa date de création, l’auteur et son empreinte électronique.
Pour obtenir une copie fidèle, il est nécessaire de respecter la norme NF Z42-026 qui décrit les exigences légales pour une numérisation fidèle d’un document papier.
Dans le cadre de cette norme, il est nécessaire d’avoir une procédure documentée qui doit :
- Décrire les différents types de documents
- Décrire la réglementation et les durées de conservation
- Décrire le matériel utilisé pour numériser les documents
- Décrire le processus de numérisation
- Décrire le processus de contrôle
De la copie fidèle à la copie fiable
Si la copie fidèle est la reproduction à l’identique d’un document papier,
la copie fiable et le fait d’assurer l’intégrité, la traçabilité et la pérennité de la copie fidèle.
Pour pouvoir assurer la fiabilité d’une copie, il faut que le système puisse assurer l’incorruptibilité du document de son versement dans le système à sa destruction.
Les exigences permettant d’assurer l’incorruptibilité d’une copie fidèle sont présentes dans la norme NF Z42-013. Les systèmes respectant cette norme sont certifiés NF 461 comme l’est notre SAE Spark Archives TAE.
Pourquoi Spark Archives ?
Complète
Numériser ses documents en entrée ou sortie, décrire et envoyer ses documents physiques et même leur copie.
Expertise
Bénéficier d’un SAE certifié qui permet à vos copies fidèles de devenir fiables une fois au sein de la solution.
Justice
Vos documents à valeur probante sont des éléments de preuve.
Contact
Besoin d’accompagnement dans votre projet de transformation digitale documentaire ?