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Votre Système d'Archivage Electronique (SAE) est-il certifié ? | Spark Archives

Votre Système d'Archivage Electronique (SAE) est-il certifié ?

 

Votre Système d’Archivage Electronique est-il certifié?

La norme des systèmes d'archivage électronique NF Z42-013 est un ensemble de spécifications relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes.

Cette norme comporte de nombreuses informations utiles pour ses lecteurs qui souhaitent appliquer dans leur solution les spécifications NF Z42-013. Pour autant, un logiciel de gestion des archives œuvrant à la mise en œuvre d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) n’a pas de légitimité à être certifié NF Z42-013 ni à être « compatible » avec la norme.

Il n’existe aucune certification autour d’un produit NF Z42-013 et aucun logiciel ne peut être « compatible » avec la norme. Il existe cependant depuis 2012 une certification « Système d’Archivage Electronique » connue sous le nom de « Marque NF 461 ». Cette certification est délivrée par Afnor Certification.

La normalisation : l’art de dire ce qu’il faut faire sans dire comment le faire

Une norme a pour objectif de définir des recommandations ou des exigences liées aux règles de l’art d’un métier mais n’a pas pour vocation de définir comment les fonctions décrites doivent être mises en œuvre. Pour exemple, la norme NF Z42-013 précise que des attestations électroniques doivent être produites par le SAE mais ne précise pas encore la manière dont il faut les produire. Il appartient à chaque utilisateur de la norme de définir comment produire les attestations, quel format elles devront avoir, quelles métadonnées elles devront embarquer, quel moyen cryptographique elles devront utiliser pour en préserver l’intégrité et authentifier le producteur de l’attestation, …

Appliquer la norme NF Z42-013 – Une potentielle conformité

Chaque éditeur ou chaque entité qui met en œuvre la norme, doit s’approprier les fonctions à décliner techniquement au sein d’un SAE pour pouvoir prétendre à une potentielle conformité aux exigences techniques de la norme. Pour autant, la conformité ne repose pas que sur des fonctions techniques mais également sur un ensemble de processus organisationnels et fonctionnels.

Conformité, certification, compatibilité – Résumé

Un SAE est un système d’archivage électronique. Ce système est composé à la fois de processus fonctionnels et organisationnels ainsi que de composants logiciels et matériels adaptés. Le SAE, lorsqu’il est déployé, est en mesure d’être vérifié au niveau de sa conformité aux exigences de la norme NF Z42-013 en utilisant le référentiel de règles NF 461.  Un composant logiciel ou/et matériel doit mettre en œuvre les exigences techniques de la norme NF Z42-013 pour permettre à son utilisateur d’intégrer le dit composant dans son SAE. Une conformité SAE est relative à un référentiel de règles écrites qu’il doit être possible de vérifier ou de faire vérifier afin d’obtenir une éventuelle certification. C'est l'objectif de la marque NF 461.

La marque NF 461 est-elle obligatoire pour donner une vocation probatoire aux contenus archivés ?

L’obligation est de type réglementaire. La norme NF Z42-013 n’est pas une norme d’application obligatoire. Elle est cependant très structurante et sa mise en œuvre est vivement conseillée. La marque NF 461 a pour but de faire la démonstartion  qu’un SAE est conforme à la norme NF Z42-013. Depuis le 1er janvier 2021, la marque NF461 est devenue ibligatoire si vous souhaitez proposer un service d'archivage électronique à une agence ou un service public. L'ancien agrément du SIAF (ministère de la culture) a été remplacée par une autorisation préfectorale basée sur l'obligation de justifier du certificat NF461.

Spark Archives - Conforme ou non conforme ?

Spark Archives est une société de Klee Group et offre au marché deux approches complémentaires. Celle d'un éditeur de logiciel d'archivage mixte (papier et électronique), et celle d'un Tiers archiveur électronique utilisant son logiciel pour offrir à ses clients l'hebregment de leurs archives dans le cadre d'un contrat de service en tant que Tiers Archiveur.

A ce titre, Spark Archives respecte à tous points de vue les exigences  de la norme NF Z42-013. Spark Archives gère la journalisation, la production et l'archivage des attestations, Si besoin est, l'archivage en Y, les exigences de prises d'empreintes et de scellements.

  • Le logiciel Spark Archives est un composant logiciel documenté permettant à ses clients de mettre en oeuvre la norme NF Z42-013. De nombreux fournisseures de services utilisent notre offre logiciel pour fournir des services de Tiers Archiveur à leur client. C'est par exemple le cas du MiPih qui offre un service de Tiers Archivage pour les professionnels de santé et pour le monde hospitalier. C'est égelement le cas de l'IN Groupe qui a également déployé  le logiciel Spark Archives pour offir un service de Tiers Archiveur au secteur public.
  • Le service  "Spark Archives TAE" est  un service de Tiers Archiveur certifié NF 461 et ISO 27001 . Il permet d'offrir aux clients Klee Group une offre sécurisée de Tiers Archivage hébergée dans nos deux datacenters certifisé ISO 27001.
  • Le service "Copie Fiable as a Service" est un service bénéficiant de la marque NF 461 et de la certification ISO 27001 et ISO 20000.

Certificat NF 461

Spark Archives TAE

Cette marque prouve la conformité aux normes NF Z 42-013 et ISO 14641 et aux règles de certification NF 461 et garantit que la conception et la mise en œuvre du système d'archivage électronique, la conservation d'archives électroniques sont contrôlés régulièrement  par AFNOR Certification - 11, rue Francis de Pressensé - 93571 LA PLAINE SAINT DENIS CEDEX - www.marque-nf.com

Téléchargez le certificat maqrue NF461 du service Tiers Archiveur Spark Archives TAE

 

Christian DUBOURG
Directeur Marketing produit Spark Archives - Klee Group

Co-auteur NFZ42-013:2009 et NF Z42-013:2020
Co-auteur référentiel des règles Marque NF 461

Publication : juillet 2017
Modification: septembre 2021


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