La gestion des demandes de consultation d’archives physiques et électroniques est disponible, sous différentes formes, dans l’application Spark Archives, depuis de nombreuses années.
En effet, l’application permet déjà d’effectuer, à la suite d’une recherche sur les archives, des demandes :
- De sorties de pièces
- De sorties provisoires d’archives ou de contenants
- De sorties définitives d’archives ou de contenants
- De prêts entre services
- De sorties pour numérisation
- De téléchargement unitaire ou en masse
- De visionnage
- De sortie pour audit
Suite à plusieurs retours d’expérience clients, cet ensemble de fonctionnalités a tout simplement été enrichi par les demandes de dérogation.
Qu’est-ce qu’une demande de dérogation ?
La demande de dérogation, est par définition, la possibilité de visualiser un périmètre d’archives plus étendu que le périmètre classique d’un utilisateur.
Pour faire simple, si un utilisateur voit, par exemple, les seules archives d’un service, on peut faire en sorte qu’ils voient un périmètre étendu d’archives et qu’il puisse effectuer une demande de dérogation au sein de ce nouveau périmètre.
Par extension, si on prend un « lecteur » qui voit par défaut les seules archives communicables (dont la date de communicabilité est échue), celui-ci pourra effectuer des demandes de dérogation pour consulter des archives qui ne sont pas encore librement communicables.
La demande de dérogation n’est évidemment pas automatique, et toute demande est soumise à un workflow dédié qui s’inscrit dans la logique métier préexistante au traitement des demandes.
Comment se passe la demande de dérogation ?
De manière à fluidifier le processus de demande, l’utilisateur réalise une recherche classique sur les archives qu’il veut consulter.
Une fois ces archives identifiées, il peut les sélectionner et effectuer soit des demandes de sorties provisoires de pièces ou d’archives physiques soit effectuer des demandes de visionnage ou de téléchargement.
Si parmi ces éléments se trouvent des archives en dehors de son périmètre initial, alors il est possible de saisir, en complément des informations associées à la demande, des informations de nature à motiver la demande de dérogation.
Dès lors que les archives auront fait l’objet d’une demande, celles-ci seront automatiquement réparties entre deux workflows:
- le workflow de traitement des demandes pour les archives dans le périmètre de l’utilisateur
- le workflow dédié aux demandes de dérogations pour les archives en dehors du périmètre de l’utilisateur
L’utilisateur dispose alors d’un écran de suivi dédié des demandes de dérogations à partir duquel il peut affiner sa demande de dérogation.
Un écran similaire existe, côté service archives et valideurs, pour accepter/refuser, en les motivant, ces demandes de dérogations. Une durée de consultation est également paramétrable pour les archives électroniques. Il s’agit de permettre à un utilisateur donné de pouvoir consulter, sur une période plus ou moins longue, cette archive électronique sans avoir à renouveler la demande de dérogation.
Une fois accepté, le traitement des archives physiques suit le mode habituel, de manière à ne pas perturber le processus mis en place.
Dès que le service Archives aura pu traiter les demandes, l’utilisateur pourra soit recevoir ses archives via la navette logistique, soit les récupérer au guichet de son centre d’archives ou de la salle de lecture. Pour les archives électroniques, l’utilisateur pourra directement visionner ou télécharger en masse les archives associées..
L’ensemble des demandes est tracé fonctionnellement et historisé.
Pour en savoir plus sur les demandes de dérogation, on peut consulter le site des archives nationales.
Herwann PERRIN
Responsable Produit Spark Archives