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Archivez vos mails, ils sont engageants. | Spark Archives

Archivez vos mails, ils sont engageants.

Une origine pas si lointaine...

D’après Wikipedia, les origines du courrier électronique remontent aux années 1965/1966 soit il y a près de 42/43 ans… un temps à la fois court et long dans la logique d’obsolescence programmée que l’on connait de nos jours..

Une galaxie en devenir

Et depuis tout ce temps, les échanges de courriers électroniques n’ont fait que croitre à un rythme on ne peut plus effréné. D’après le site arobase.org, c’est près de 215 milliards de mails hors spam qui sont envoyés chaque jour dans le monde dont 1,4 milliard en France. Vous ne trouvez pas ça affolant ?

Moi si ! et fort de ce constat, on peut alors se demander ce que l’on doit faire de ces courriers électroniques ? Car si l’on creuse un peu on se rend compte qu’un courrier électronique, c’est avant tout un document, une trace, un écrit qui peut concerner des données personnelles, sensibles, stratégiques voire qui peut contenir des éléments engageants pour nous mais aussi pour l’entreprise. Ils peuvent selon les cas être nécessaire pour faire valoir des droits, se prémunir de risques sans cesse plus importants.

L’archivage des courriers électroniques, une nécessité

Ne se pose plus alors la question de savoir s’il faut archiver mais plutôt ce qu’il faut archiver. Qui peut le mieux répondre à cette question que le Record manager, archiviste des temps modernes qui fait le lien entre le domaine juridique, la direction générale, la direction informatique pour mettre en oeuvre la gouvernance de l’information.

La gouvernance

Comme nous le savons tous, la gouvernance en tant que mise en commun des moyens utiles et nécessaires afin de conserver la maîtrise de son patrimoine informationnel est une des clés de la réussite d’un projet de conservation des données.

Les grands piliers qui l’accompagne sont la politique d’archivage avec ses référentiels de conservation, sa politique de stockage associé à une maitrise des référentiels de services et de formats qui en électronique deviennent indispensable afin de maîtriser les flux de données qui tels des hordes veulent être conservés. Enfin l ne faut pas oublier la politique de sécurité...

La maîtrise de ces instruments sera le garant d’une stratégie de conservation qui s’inscrit dans un temps long et permettra à la fois de rendre possible la maîtrise des risques tout en se donnant les moyens de conserver les traces et les liens avec les générations futures.

Si les obligations légales autour de emails sont plus fortes aux USA et en Grande-Bretagne, il n’en demeure pas moins que les exigences réglementaires à venir (RGPD par exemple) seront toujours plus prégnantes.

Le respect de la politique d’archivage

La politique d’archivage doit donc avoir pour objectif de déterminer quelles sont les entrées liées dans leur plan de classement aux courriers électroniques que celles-ci soient des entrées dédiées ou qu’elles s’inscrivent dans le cadre d’entrées existantes.

En effet, il est intéressant de permettre le regroupement de documents traitant d’un sujet connexe même si les sujets sont de nature ou de formats différents (ex: la facture et ses pièces associées). De même, ce n’est pas parce que l’on archive un courrier électronique et ses pièces jointes que celui-ci ne doit pas se voir appliquer des règles de conservation identiques à celle d’une facture ou d’un contrat dès lors que ces documents s’inscrivent dans une logique de conservation identique.

L’archivage des courriers électroniques et les règles juridiques

Comme cela a pu être indiqué dans la loi sur la confiance dans l’économie numérique en date de 2004 celle-ci définit le courrier électronique comme :

On entend par courrier électronique tout message, sous forme de texte, de voix, de son ou d'image, envoyé par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans l'équipement terminal du destinataire, jusqu'à ce que ce dernier le récupère

Des obligations juridiques

Par là même, cette seule définition implique des obligations comme par exemple le secret de la correspondance qui s’applique et peut être sanctionnées comme cela a été réaffirmée par le décret n° 2017-428 du 28 mars 2017 et pu être vérifiée le 5 septembre 2017 dernier par la Cour européenne des droits de l’homme (CEDH) dans l’affaire Barbulescu c/ Roumanie.

On notera également quelques décisions récentes en matière de secret de la correspondance et de courriers électroniques dans le cadre des relations entre employeur et employé reflétant l’importance de la messagerie et par là des obligations juridiques qui en découlent et l’archivage associé :

  • L’employeur peut consulter les messages reçus et envoyés par le salarié, dès lors qu’ils ne sont pas identifiés comme personnels (Soc. 15 déc 2010 n°08-42486) ;
  • Tous les courriels sont couverts par le secret des correspondances, et donc inopposables au salarié (Soc. 26 janv 206 n°14-15360, Cass. 1ère Civ 17 mars 2016, n°15-14557).

De la sécurisation

La sécurisation des courriers électroniques est un des autre aspects qu’il faut envisager afin de se prémunir, de se protéger et également autrui des désastres associés à la divulgation de ces mails.

L’actualité des derniers mois dans le domaine révèle si l’on en était pas encore convaincu les dangers encourus : Hilary Clinton et sa messagerie privée a fait suffisamment couler d’encre outre-Atlantique ainsi que les Panamas Papers et la divulgation des courriers électroniques conservés dans le serveur de messagerie et non pas dans un SAE sécurisé… et il suffit tout simplement de lire les éléments publiés sur le blog du CR2PA pour continuer la liste... et comprendre l’importance que revêt aujourd’hui le courrier électronique et donc sa conversation !!! de façon sécurisée de surcroît.

Du patrimonial

Il suffit de rappeler si cela n’avait pas été compris en exergue la définition donnée par l’article L211-1 du code du patrimoine concernant les archives :

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »

En l'occurrence donc, les emails, courriel, .. sont des documents d’archives… et doivent être conservées.

De la valeur probatoire

On rentre ensuite sur le le domaine de l’écrit électronique avec la lecture de l’article 1316-1 qui indique : “L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité” et l’article 1316-3 de préciser : “L'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier”.

Dans ce contexte, les courriers électroniques signés peuvent être admis en tant que preuve, il est a fortiori important de les archiver dans le respect d’un SAE conforme à la norme NF Z 42-013.

La liste des éléments à prendre en considération en lien avec les courriers électroniques ne s’arrête pas là et preuve est faite s’il y avait encore lieu qu’il faut conserver les courriers électroniques dans le temps.

Autant d’éléments qui, on le voit, suggère d’une part une gestion dématérialisée de bout en bout avec la mise en place d’un SAE conforme à l’état de l’art afin de garantir la valeur probatoire des courriers électroniques conservés en son sein.

Archivage des courriers électroniques et SAE

Dans Spark Archives la gestion des courriers électroniques s’effectue de manière transparente 4 étapes :

1 : Définition des dossiers d’archivage et des entrées du plan de classement automatisée

La définition des boites mails créées directement à partir de l’application ou via la reprise des données est propagée automatiquement et directement dans l’outil de messagerie. Cette diffusion permet d’optimiser l’expérience utilisateur. En effet, ce dernier n’aura qu’à copier ou effectuer un glisser/déposer dans ces dossiers d’archivage afin que les courriers électroniques déposés soient absorbés automatiquement par l’application et conservés de manière sécurisée dans le SAE sans que l’utilisateur n’est besoin d’installer quoique ce soit sur son poste de travail ou dans son outil de messagerie.

2 : Analyse et extraction des données et contenu

L’archivage des courriers électroniques directement depuis l’outil de messagerie (outlook, lotus,..) via le protocole IMAP permet d’absorber à la fois les courriers électroniques et leurs pièces jointes, d’en extraire le contenu et les métadonnées automatiquement que celles-ci soit propres au courrier électronique (métadonnées de type expéditeur, destinataires, date d’envoi, sujet, plan de classement, durée de conservation,...) ou aux documents électroniques (champs dublin core par exemple). Il est également possible d'extraire des courriels des entités nommées afin d'identifier les lieux, les personnes et autres entités. Ceci permet , entre autre, un marquage des mails au regard des obligations d'identification mentionnées dans le RGPD.

3 : Conservation et signature électronique dans le SAE

Une fois cette analyse et extraction effectuée, les courriers électroniques sont directement versés en tant que documents électroniques selon les regroupements souhaitées et dans le plan de classement attendu.

Lors de la clôture du versement les documents électroniques y compris les courriers électroniques sont signés électroniquement à l’aide d’un certificat électronique serveur assurant en cela la traçabilité, l'horodatage et l’intégrité des emails archivés.

En complément le journal du cycle de vie des archives du SAE est généré quotidiennement. Son mécanisme de chaînage permet de garantir l'intégrité des contenus archivés et d'empecher toute substitution d'une archive par une autre.

4 : Consultation et accès simplifié dans le SAE

Dès lors que les courriers électroniques ont été versés automatiquement les courriers sont soit conservés sur la messagerie soit effacés du serveur de messagerie selon la politique choisie. La consultation des courriers électroniques est immédiate dans l’application selon les règles d’accès définies.

 

Herwann Perrin,

Responsable Produit Spark Archives


 

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