A compter du 1er janvier 2021, le cadre juridique du tiers archivage pour les archives publiques change en France. Pour pouvoir offrir un service d’archivage électronique hébergé pour les archives courantes et intermédiaires, la solution hébergée devra obtenir la certification NF 461 délivrée par Afnor Certification. Cette certification a pour objet de permettre à des prestataires de services d’offrir un service de tiers archivage conforme à des règles strictes.
Le processus de certification NF 461 permet depuis 2012 à des auditeurs externes de vérifier la conformité d’un SAE. Le certificat délivré suite aux audits porte sur une solution dûment nommée et repose sur un dossier qui décrit avec précision la solution proposée et qui répond aux règles du référentiel de certification. Il s’agit d’une certification « Produit » et non d’une certification de « Service ». Une société n’est pas certifiée en tant que personne morale mais c’est son SAE qui l’est. Il est par exemple possible qu’une société propose plusieurs solutions d’archivage en tant que tiers archiveur mais que seule une des solutions soit certifiée. Il appartient donc au client du tiers archiveur d’être vigilant et de vérifier que la solution proposée est bien celle qui est certifiée NF 461. Pour cela, le nom de la solution certifiée figure sur le certificat librement accessible.
La révision de la norme NF Z42-013
Le déclencheur de ce nouveau cadre juridique est étroitement lié à la révision de la norme NF Z42-013. La dernière révision de cette norme remontait à 2009. Plus de onze ans après, une nouvelle version de la norme est enfin disponible (en vente à partir de septembre 2020 sur la boutique AFNOR normalisation). Cette nouvelle version est assez différente de la précédente dans sa forme et son contenu. Pour en savoir plus sur le sujet, je vous invite à lire l’article consacré à ce sujet sur notre blog. Vous pouvez également suivre les formations de l’association eFutura permettant de comprendre les différences entre les deux textes. Spark Archives est co-auteur du support de formation.
La certification NF461
Après la révision de 2009, le SIAF (Service Interministériel des Archives de France), en partenariat avec l’APROGED (Association des Professionnels pour l’Economie Numérique) dont le nom actuel est eFutura, et la FNTC (Fédération des Tiers de Confiance), avait souhaité mettre en place une certification permettant de vérifier qu’un SAE était conforme aux exigences normatives de 2009. Le 17 décembre 2012, la marque NF 461 délivrée par Afnor Certification voyait le jour avec son lot de règles permettant de décerner la marque NF461 pour un usage commercial (tiers archiveurs) ou pour un usage interne et non commercial (autres demandeurs). En parallèle, le SIAF produisait son propre référentiel d’exigences pour permettre d’agréer des tiers archiveurs à conserver des archives électroniques courantes et intermédiaires relevant de la sphère publique.
Evolution des règles de certification NF 461
Suite à la révision de la norme NF Z42-013 survenue en 2020, AFNOR Certification a souhaité aligner son référentiel avec la nouvelle version de la norme. Ce travail est en cours et donnera lieu à une révision des règles de certification d’ici la fin de l’année 2020 ou en début d’année 2021. L’objectif du SIAF est de pouvoir faire vérifier les SAE qui demanderont la certification sur la base des exigences de la nouvelle norme. En ce sens, l’application du nouveau cadre juridique et du nouveau référentiel de règles devrait aboutir au même moment.
Le SIAF persiste et signe mais évolue
En 2020, le SIAF renouvelle sa volonté d’utiliser la norme NF Z42-013 (dans sa révision de 2020) comme référentiel pour vérifier la conformité d’un service de tiers archivage. Cette fois-ci, le SIAF franchit le pas et décide de supprimer son propre référentiel d’agrément pour se reposer sur celui de la marque NF461. Le SIAF précise bien que seule la marque NF 461 décernée pour un usage commercial est concernée. Un SAE ayant la marque NF461 pour un usage interne ne pourra faire valoir sa marque et obtenir le nouvel agrément du SIAF.
En résumé, pour pouvoir obtenir l’agrément pour conserver des archives courantes et intermédiaires de la sphère des documents publics, il ne sera plus nécessaire de se référer aux critères d’évaluation du SIAF. Il faudra obtenir la maqrue NF461 à usage commercial. Dans son annonce, le SIAF parle de « simplification » de la procédure d’agrément et de déconcentration.
Les agréments en cours
Comme l’indique le SIAF dans son communiqué, « Les agréments en vigueur se poursuivent jusqu’à leur expiration, avec un renouvellement selon la nouvelle procédure après le premier janvier 2021 ».
Et VITAM ?
Comme vous le savez, l’État français a largement investi dans l’archivage électronique ces 5 dernières années via le programme VITAM. Devenu éditeur du SAE Open Source VITAM, l’État a souhaité mettre en place une solution répondant aux contraintes d’archivage de la sphère publique. Nous aurions pu alors penser que sur la base de ces lourds investissements, les SAE certifiés à partir de 2021 auraient dû être basés sur le programme VITAM. Finalement, il n’en est rien puisque la nouvelle norme NF Z42-013 comme les futures règles de certification n’imposent nullement d’utiliser un SAE « VITAM » pour archiver des documents de la sphère publique. Par ailleurs, plusieurs exigences de la nouvelle norme nécessiteront des évolutions du logiciel VITAM pour permettre aux sociétés utilisant cette base logiciel d’être conformes aux nouvelles exigences de la norme NF Z42-013. La certification reste donc ouverte à toutes les structures qui souhaitent faire certifier leur SAE basé ou non sur VITAM.
Quelque soit la solution proposée à usage commercial, elle devra obtenir la marque NF461 pour pouvoir demander l’agrément au Préfet et archiver des documents publics.
Christian Dubourg
Directeur Marketing Produit et Innovation Spark Archives